Регистрирование входящей и исходящей корреспонденции

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Активировать демодоступ. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами. Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги. Простыми словами регистрация корреспонденции — это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.

Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.

Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.

Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом.

Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах. При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:. Регистрационный номер — это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму.

Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:. Coinmarketcap BTC Входящая и исходящая корреспонденция — что это Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей: Контроль и учет писем. Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей. Систематизация и удобство обработки документации. Удобства поиска необходимых бумаг. Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса. Сохранность корреспонденции. Организации поисковой работы по корреспонденции. Поделитесь статьёй в социальных сетях:. Новости Самый быстрый серийный автомобиль в мире.

Новости Чем биточки отличаются от котлет. Новости , Статьи Знакомство родителей перед свадьбой: о чем говорить. Статьи МФО онлайн — на карту, круглосуточно. Статьи Займ на Киви-кошелек без отказов мгновенно онлайн без банковской карты. Статьи Займы на карту срочно без проверки кредитной истории и без отказа.

Статьи Самый легкий язык для изучения в мире. Мнение эксперта. Мнение эксперта Профицит — что это такое простыми словами? Мнение эксперта Что будет, если тосол смешать с антифризом. Мнение эксперта Что нужно, чтобы открыть шаурму — бизнес-план.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:. В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Регистрирование входящей и исходящей корреспонденции

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль.

.

.

Входящая и исходящая корреспонденция – что это

.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных